Laatst bijgewerkt: 22 augustus 2026
1. Wie is verantwoordelijk?
Papegaaienhotel is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
Papegaaienhotel
Nes 82
1693 CK Onderdijk
E-mail: info@papegaaienhotel.nl
Telefoon: 0228-544105
Mobiel: 06-11030975
2. Welke gegevens verwerken wij?
Wanneer u contact opneemt, een kennismaking aanvraagt of een reservering doet, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
- naam, e-mailadres en telefoonnummer;
- adres, postcode, woonplaats en gemeente;
- naam, soort en door u verstrekte verzorgingsinformatie van uw papegaai;
- aankomst- en vertrekdatums, gekozen tijden en eventuele haal- en brengservice;
- opmerkingen die u zelf invult;
- reserveringsnummer, status, communicatie- en planningsgegevens;
- beperkte technische gegevens om dubbele verzendingen en misbruik te voorkomen.
Bij een telefonische reservering of een reservering aan de balie kan een medewerker dezelfde gegevens invoeren. Plaats geen persoonsgegevens of medische informatie over personen in het opmerkingenveld wanneer dit niet noodzakelijk is.
3. Waarom gebruiken wij deze gegevens?
Wij gebruiken uw gegevens om aanvragen te behandelen, beschikbaarheid te controleren, verblijven, kennismakingen en vervoer te plannen, contact met u op te nemen, reserveringsmails te versturen, adreslabels te maken, de dagplanning te beheren, storingen op te lossen, back-ups te maken en aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
Wij gebruiken uw gegevens niet voor reclame of nieuwsbrieven zonder afzonderlijke toestemming.
4. Grondslagen
De verwerking is noodzakelijk om op uw verzoek een reservering voor te bereiden en de overeenkomst voor verblijf of vervoer uit te voeren. Sommige gegevens bewaren wij vanwege wettelijke administratieve verplichtingen. Beperkte technische gegevens kunnen wij verwerken vanuit ons gerechtvaardigde belang om het systeem veilig en betrouwbaar te laten werken.
5. Outlook en planning
Na goedkeuring worden afspraken in de Outlook-agenda van Papegaaienhotel geplaatst. Daarbij kunnen de vogelnaam, vogelsoort, datums, tijden, type afspraak en noodzakelijke notities worden opgenomen. Outlook wordt ook gebruikt om beschikbare tijden te controleren en dubbele afspraken te voorkomen. Microsoft verwerkt deze gegevens als leverancier van Outlook en Microsoft Graph.
6. E-mail
Reserveringsmails worden verzonden via Resend. Hiervoor ontvangt Resend het e-mailadres en de inhoud van het bericht. Een bericht kan informatie bevatten over de reservering, de papegaai, datums en tijden. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor communicatie over de aanvraag of reservering.
7. Haal- en brengservice
Wanneer u de haal- en brengservice kiest, worden adres, postcode en woonplaats via openrouteservice gebruikt om het adres en de verwachte rijtijd te berekenen. Deze routegegevens worden uitsluitend gebruikt om het vervoer te beoordelen en te plannen.
8. DYMO-adreslabels
Voor goedgekeurde aankomsten kan het lokale systeem twee identieke labels afdrukken met naam, adres, postcode en woonplaats. De DYMO-printer staat in het lokale netwerk. Labels worden na gebruik veilig vernietigd wanneer ze niet langer nodig zijn.
9. Opslag en back-ups
Reserveringen worden opgeslagen op de lokale server van Papegaaienhotel. Daarnaast worden back-ups op een NAS gemaakt. De afzonderlijke reserveringskopie op de NAS wordt versleuteld opgeslagen en de sleutel wordt gescheiden bewaard.
Dagelijkse volledige back-ups blijven 30 dagen bewaard. Daarna blijft per kalendermaand één herstelkopie bestaan, met een maximale bewaartermijn van zeven jaar. Verwijderde gegevens kunnen tot het einde van de geldende back-uptermijn nog in een herstelkopie voorkomen en worden daar niet voor andere doelen gebruikt.
10. Externe dienstverleners
Wij maken voor de uitvoering gebruik van Microsoft, Resend, openrouteservice en onze hosting-, domein- en infrastructuurleveranciers. Zij ontvangen alleen gegevens die voor hun taak nodig zijn. Waar vereist worden afspraken gemaakt over beveiliging en vertrouwelijkheid. Als verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt, moeten passende wettelijke waarborgen worden toegepast. Wij verkopen persoonsgegevens niet.
11. Bewaartermijnen
- nieuwe, niet-afgeronde, afgewezen en geannuleerde aanvragen en oude kennismakingsaanvragen: maximaal één jaar;
- goedgekeurde reserveringen: maximaal twee jaar na de ophaaldatum;
- gegevens die onderdeel zijn van de financiële administratie: maximaal zeven jaar;
- dagelijkse back-ups: 30 dagen;
- oudere maandelijkse herstelkopieën: maximaal zeven jaar;
- technische beveiligings- en storingsgegevens: niet langer dan noodzakelijk.
Bij een geschil, klacht of wettelijke verplichting kunnen relevante gegevens langer worden bewaard zolang dit noodzakelijk is.
12. Beveiliging
Wij gebruiken onder andere een afgeschermd beheerplatform, beperkte bestandstoegang, afzonderlijk beveiligde sleutels en tokens, versleutelde reserveringskopieën, automatische back-ups en herstelcontroles, systeem- en storingsbewaking en een openbare dagplanning met zo min mogelijk persoonsgegevens. Alleen personen die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden mogen deze gebruiken.
13. Uw rechten
U kunt ons vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van uw persoonsgegevens. U kunt ook bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen of toestemming intrekken. Stuur uw verzoek naar info@papegaaienhotel.nl. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren en reageren in beginsel binnen één maand. Stuur niet ongevraagd een volledige kopie van uw identiteitsbewijs.
14. Klachten
Neem bij een klacht eerst contact met ons op. U kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
15. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, leveranciers of wettelijke verplichtingen veranderen. De nieuwste versie staat op deze website.